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KI-gestützte Prozesse für Handel, Handwerk und Immobilienverwaltungen

Die teuerste Arbeit in Ihrem Betrieb steht auf keiner Rechnung.

Telefonieren, Angebote tippen, Belege sortieren, immer gleiche E-Mails beantworten: Diese Arbeit bringt keinen Umsatz – und kostet Sie trotzdem dreifach. Sie bezahlen Personal dafür. Sie verpassen Aufträge, weil die Zeit fehlt.
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Stunden Büroarbeit pro Woche eingespart
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Projekte mit Betrieben umgesetzt
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Jahre Erfahrung in der Digitalisierung und Prozessautomatisierung
Über 400+ Unternehmen vertrauen uns

Sie führen einen Betrieb. Keine Verwaltung.

Trotzdem kommt Ihnen davon vermutlich einiges bekannt vor: Drei Kollegen pflegen drei Versionen derselben Excel-Liste, und keiner weiß, welche stimmt. Eine Kundenanfrage liegt im Postfach einer einzelnen Person - die gerade im Urlaub ist. Lieferschein und Rechnung finden am Monatsende nicht zueinander. Und wie ein bestimmter Vorgang wirklich läuft, weiß nur die Kollegin, die seit zehn Jahren dabei ist. Keine dieser Sachen ist schwer. Sie sind nur teuer - und kosten Sie an vier Stellen gleichzeitig.

Aufträge gehen verloren

Anfragen bleiben liegen, weil niemand Zeit hat, sofort zu reagieren. Jeder verpasste Anruf und jede späte Rückmeldung ist ein Auftrag, den ein anderer bekommt. Sie merken es nicht einmal – der Kunde meldet sich einfach nicht wieder.

Zeit, die nichts einbringt

Angebote, Rechnungen, Terminplanung – das passiert abends um neun am Küchentisch, weil tagsüber keine Zeit war. Diese Stunden bringen keinen Umsatz, kosten Sie und Ihr Team aber genauso viel wie produktive Stunden.

Kosten, die mitwachsen

Wenn mehr Arbeit anfällt, stellen die meisten jemanden ein. Damit bezahlen Sie teures Personal für Routine, die kein Mensch erledigen müsste – Monat für Monat, fest in den Fixkosten.

Das eigentliche Geschäft bleibt liegen

Solange Sie in Verwaltungstätigkeiten stecken, fehlt die Zeit für das, was Ihren Betrieb wirklich nach vorne bringt: Kalkulation, Vertrieb, Kundenbeziehungen, Wachstum. Dieser verlorene Fokus kostet am meisten – er taucht nur auf keiner Rechnung auf.
"Mehr Personal löst das selten. Es macht den Betrieb nur teurer. Die Lösung ist, die wiederkehrende Arbeit aus den Köpfen herauszuholen."
Ing. Stephan Plattner
Geschäftsführer
Plattner Consulting GmbH

Diese drei Wege haben Sie wahrscheinlich schon versucht

Die meisten Betriebe spüren das Problem – und greifen zu Lösungen, die es nicht kleiner machen, sondern oft größer. Drei Beispiele:

Noch jemanden einstellen

Eine zusätzliche Bürokraft kostet Sie schnell 40.000 EUR im Jahr – und übernimmt genau die Arbeit, die sich automatisieren ließe. Sie haben das Problem nicht gelöst, Sie haben es nur teuer gemacht.

Sich eine weitere Software kaufen

Das nächste Tool verspricht Ordnung und bringt eine neue Oberfläche, die niemand pflegt. Software allein ändert nichts – sie erzeugt erst einmal zusätzliche Arbeit.

Es selbst zusammenbasteln

Ein paar YouTube-Tutorials, ein paar Verknüpfungen am Wochenende. Das läuft, bis es nicht mehr läuft – und dann traut sich keiner mehr, etwas anzufassen.

Bereit, wieder einen Betrieb zu führen, statt weiterhin in der Administration festzuhängen?

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Wir kennen Ihre Branche – nicht nur "den Mittelstand"

Ein Installateur hat andere Engpässe als eine Hausverwaltung. Standardlösungen ignorieren das. Wir bauen das, was in Ihrem Betrieb messbaren Mehrwert bringt.

Installateur / HKLS

Notdienst-Anrufe gehen ins Leere, wenn alle Monteure unterwegs sind. Angebote für Heizungstausch und Bad werden abends getippt. Wir sorgen dafür, dass jede Anfrage erfasst, qualifiziert und terminiert wird – bevor der Kunde woanders anruft.

Tischler / Möbelbau

Aufmaß-Termine koordinieren, Angebote mit dreißig Positionen schreiben, Rückfragen zu Lieferterminen beantworten. Wir nehmen Ihnen die Angebots- und Terminkommunikation ab, damit Sie in der Werkstatt stehen statt im Büro.

Bau & Baunebengewerbe

Stundenzettel, Bautagebücher, Subunternehmer-Abstimmung, Materialbestellungen. Wir bündeln die Zettelwirtschaft in einen sauberen digitalen Ablauf – nachvollziehbar und ohne Suchen.

KFZ-Werkstatt

Terminvereinbarung am Telefon, Kostenvoranschläge, §57a- und Service-Erinnerungen. Wir automatisieren die Terminannahme und die Kundenkommunikation – die Werkstatt bleibt ausgelastet, ohne dass jemand ständig zum Hörer greift.

KFZ-Handel

Anfragen zu Fahrzeugen, Probefahrt-Termine, Finanzierungsanfragen, Inserate-Pflege über mehrere Plattformen. Wir sorgen dafür, dass kein Interessent unbeantwortet bleibt und Ihre Inserate aktuell sind – ohne manuelle Doppelarbeit.

Handel & Großhandel

Angebotsanfragen, Bestellabwicklung, der ewige Abgleich von Lieferschein und Rechnung. Wir prüfen Eingangsrechnungen automatisch Position für Position gegen die Lieferscheine – Sie werden nur informiert, wenn etwas nicht stimmt.

Reinigung / Facility Management

Objektplanung, Personaleinsatz, Reklamationen, Angebote. Wir strukturieren Einsatzplanung und Kundenkommunikation so, dass Ihr Büro den Überblick behält – auch bei vielen Objekten gleichzeitig.

Hausverwaltung

Schadensmeldungen von Mietern, Handwerker-Koordination, Eigentümer-Anfragen. Wir kanalisieren eingehende Meldungen, verteilen sie automatisch und halten den Status fest – statt dass alles über ein überfülltes Postfach läuft.

Immobilienverwaltung / Makler

Besichtigungstermine, Interessenten-Anfragen, Exposé-Versand. Wir qualifizieren Anfragen und vereinbaren Termine automatisch – Sie sprechen nur noch mit ernsthaften Interessenten.

Ferien- & Apartmentvermietung

Buchungsanfragen über mehrere Portale, Check-in- und Check-out-Kommunikation, Reinigungs-Koordination. Wir verbinden Ihre Kanäle und automatisieren die Gäste-Kommunikation – weniger Stress pro Buchung, mehr Bewertungen.

Was sich für Sie konkret ändert

Sie bekommen keine Software, die Sie selbst bedienen müssen. Sie bekommen einen Betrieb, der bestimmte Aufgaben einfach von selbst erledigt – im Hintergrund, ohne dass jemand daran denken muss. Hier ist der Unterschied auf einen Blick:

Ohne Plattner Consulting

  • Anfragen bleiben liegen, wenn niemand am Telefon ist

  • Sie tippen abends Angebote statt Feierabend zu haben

  • Lieferscheine und Rechnungen werden Beleg für Beleg von Hand geprüft

  • Mehr Arbeit heißt: zusätzliche Bürokraft - dauerhaft höhere Fixkosten

  • Niemand weiß auf Anhieb, wo welche Information liegt - Postfach, Tabelle oder im Kopf einer Kollegin

  • Eine Krankmeldung bei der einem Mitarbeiter legt halbe Abläufe lahm

  • Kalkulation, Vertrieb und Wachstum bleiben liegen

Mit Plattner Consulting

  • Jede Anfrage wird angenommen und mit Status erfasst

  • Angebote werden vorbefüllt – Sie geben frei statt anzufangen

  • Eingangsrechnungen prüfen sich selbst gegen Lieferscheine

  • Mehr Arbeit fließt in den bestehenden Ablauf - ohne neue Personalkosten

  • Sie sehen jederzeit auf einen Blick, wo jeder Vorgang gerade steht

  • Abläufe sind festgehalten - der Betrieb läuft auch ohne diese eine Person weiter

  • Ihre Zeit fließt wieder in Ihr Kerngeschäft

Wenn Anfragen über Telefon oder eine E-Mail reinkommt,

dann ...

... wird sie sofort erfasst, der Kunde bekommt umgehend eine Rückmeldung, und Sie sehen sie auf einen Blick in Ihrer Übersicht – inklusive offenem Status.

Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist,

dann ...

... wird die Rechnung vorbereitet, der Termin für die Nachfrage gesetzt und der Vorgang sauber abgelegt – ohne dass jemand daran denken muss.

Wenn eine Eingangsrechnung eintrifft,

dann ...

... wird sie automatisch gegen Bestellung und Lieferschein geprüft. Stimmt alles, läuft sie durch. Stimmt etwas nicht, landet genau dieser eine Fall auf Ihrem Tisch.

Ihre Daten bleiben dort, wo sie hingehören

Sobald Anfragen, Rechnungen und Kundendaten durch automatisierte Abläufe gehen, ist die berechtigte Frage: Wo liegen diese Daten, wer hat Zugriff, was passiert mit ihnen? Wir bauen so, dass diese Fragen klar beantwortet sind – bevor sie aufkommen.

Hosting in der EU (DE & AT)

Server stehen in der EU – standardmäßig in Deutschland oder Österreich. Keine US-Cloud-Stacks, bei denen am Ende nicht klar ist, wo Ihre Daten liegen oder wer darauf zugreift.

Selbst-Hosting auf Wunsch

Für Betriebe mit erhöhtem Schutzbedarf – etwa Hausverwaltungen oder beratende Berufe – betreiben wir den gesamten Stack auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Die Daten verlassen Ihren Betrieb in diesem Fall nicht.

Ihre Daten trainieren keine KI

Wo KI zum Einsatz kommt, wählen wir Anbieter und Konfigurationen so, dass Geschäfts- und Kundendaten nicht in fremde Trainingsdatensätze fließen. Was Sie verarbeiten, bleibt bei Ihnen.

DSGVO als Grundeinstellung

Auftragsverarbeitungsverträge, klare Löschfristen, nachvollziehbare Zugriffsrechte – das ist der Standard, nicht das Extra. Wir dokumentieren, was wo verarbeitet wird, damit Sie jederzeit Auskunft geben können.

Der erste konkrete Schritt: Das KI- & Automatisierungs-Audit

Nach dem Erstgespräch folgt wenn gewünscht unser Audit. Das Audit ist ein klar umrissener, kostenpflichtiger Schritt zum Festpreis – kein Abo, keine versteckten Kosten. Eine konkrete, individuelle Preiseinschätzung für das Audit erhalten Sie im Erstgespräch.
01

Bestandsaufnahme

90 Minuten per Zoom
Wir gehen Ihre Abläufe gemeinsam durch: Wo geht Zeit verloren, wo entstehen Fehler, wo bleibt Arbeit liegen? Sie müssen nichts vorbereiten – wir fragen die richtigen Dinge ab.
02

Auswertung

Ihr schriftlicher Bericht
Sie erhalten einen kompakten Bericht mit 3 bis 5 konkreten Hebeln. Jeder Hebel ist in Euro beziffert und nach Schwachstellen und Zeitfressern sortiert – damit Sie sehen, was sich zuerst lohnt.
03

Ergebnispräsentation

60 Minuten per Zoom
Wir besprechen den Bericht gemeinsam, priorisieren die Hebel und klären Ihre Fragen. Danach wissen Sie genau, wo Ihr Betrieb steht – egal, ob Sie mit uns weitermachen oder nicht.
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In drei Schritten zum entlasteten Betrieb

Kein langes Hin und Her, sondern direkt zur Sache: Nach unserem Erstgespräch können Sie sich für unser Audit entscheiden, in dem wir direkt die Einsparungspotentiale angehen.
01

Erstgespräch

15 Minuten, unverbindlich, kostenlos
Wir hören zu, wo es bei Ihnen klemmt, und sagen ehrlich, ob und wo Automatisierung sich lohnt. Kein Verkaufsgespräch, keine Folien.
02

Beratungsgespräch

60 Minuten, gemeinsam finden wir die Hebel
Im Beratungsgespräch beleuchten wir alle Geschäftsbereiche und finden gemeinsam heraus, auf welchen Themenbereich sich unser Audit konzentrieren soll.
03

Audit

Wir gehen ins Detail
Im Audit gehen wir gemeinsam mit allen wichtigen Fachabteilungen Ihre Abläufe durch und liefern einen Plan mit konkreten Maßnhamen - sortiert nach Schwachstellen und Zeitfressern und natürlich nachdem was Ihre Mitarbeiter wirklich brauchen.
04

Ergebnispräsentation

60 Minuten, vom Ergebnis zur Umsetzung
Sie erhalten drei bis fünf konkrete Maßnahmen, die sich am meisten lohnen - und wir rechnen Ihnen vor, was Sie damit wirklich einsparen. Wir wählen die passenden Tools und erstellen einen Plan, damit Sie schnell die ersten messbaren Erfolge erzielen.
05

Umsetzung

Wir bauen es, Sie nutzen es
Wir setzen die priorisierten Hebel um, binden sie in Ihre bestehenden Werkzeuge ein und begleiten den laufenden Betrieb. Sie merken vor allem eines: Es wird ruhiger und Sie sparen durchschnittlich 15‒20% Ihrer wertvollen Zeit.

Betriebe aus Österreich und Deutschland arbeiten bereits so

Wir wollen an unseren Kundenergebnissen gemessen werden. Nachfolgend einige Auszüge von Unternehmen.
marcati hotels & more
Hotellerie · Seefeld · 100+ Mitarbeiter
Mario Marcati
Geschäftsführer
Ausgangslage
Wir führen mehrere Betriebe in der Hotellerie und im Immobilienbereich. Jede Firma hatte ihre eigenen Rechnungen, ihre eigenen Postfächer, ihre eigenen Portale. Am Monatsende bedeutete das für jede Gesellschaft dasselbe Spiel: Belege zusammensuchen, sortieren, an den Steuerberater übergeben. Bei mehreren Firmen parallel war das nicht mehr zu überblicken, und Fehler oder Doppelzahlungen fielen oft erst viel zu spät auf.
Ziel
Wir wollten einen Ort, an dem die Belege aller Gesellschaften automatisch zusammenlaufen - sauber getrennt nach Firma, aber zentral einsehbar. Und wir wollten auf einen Blick sehen, wo in welchem Betrieb welche Kosten entstehen, ohne dafür durch fünf Systeme zu klicken.
Ergebnis
Heute fließen die Rechnungen aus allen Firmen automatisch ein, jeder Beleg der richtigen Gesellschaft zugeordnet. Wir sehen pro Betrieb sofort, wo das Geld hingeht, und erkennen Ausgaben, die sich einsparen lassen. Die Übergabe an den Steuerberater läuft für jede Firma vollständig und pünktlich - ohne dass wir noch Belege zusammensuchen.
Bergsee Immobilien GmbH
Bauträger · Innsbruck · 4 Mitarbeiter
Manuel Kranebitter
Geschäftsführer
Ausgangslage
Den Überblick über unsere Kosten haben wir regelmäßig verloren. Das Zusammensuchen der Rechnungen lag bei den Mitarbeitern, die dadurch in der Verwaltung gebunden waren statt beim Kunden.
Ziel
Wir wollten alle Belege an einem Ort, importiert aus jedem Postfach und jedem Portal. Und wir wollten auf einen Blick sehen, wo das Geld hingeht.
Ergebnis
Heute laufen die Rechnungen aus fünf Postfächern und zwölf Portalen automatisch in eine Oberfläche. Ich erkenne sofort Ausgaben, die sich einsparen lassen, und das Team arbeitet wieder am Kunden statt in der Ablage. Unterm Strich: mindestens 8 Stunden weniger Verwaltung im Mona
Krallinger & Pfefferle Bau GmbH
Baufirma · Silz · 15 Mitarbeiter
Andreas Krallinger
Geschäftsführer
Ausgangslage
Früher haben wir die Rechnungen in der Mittagspause auf der Baustelle oder am Wochenende zusammengesucht. Belege lagen verstreut, und jeden Monat ging Zeit für die Vorbereitung beim Steuerberater drauf, die wir eigentlich nicht hatten.
Ziel
Schluss mit dem Sammeln. Jede Rechnung sollte automatisch der richtigen Baustelle zugeordnet werden, und die Übergabe an den Steuerberater sollte ohne unser Zutun laufen.
Ergebnis
Nach drei Wochen lief die Automatisierung. Heute reicht ein kurzer Blick, der Rest passiert von allein. Das spart uns 13 Stunden im Monat, und der Steuerberater bekommt jeden Beleg vollständig und pünktlich.
JAY Solution GmbH
Werbeagentur · Innsbruck · 6 Mitarbeiter
Martin Kapeller, BSc
Geschäftsführer
Ausgangslage
Drei Bereiche haben uns täglich Zeit gefressen: das E-Mail-Management, das Mahnwesen und die Terminabstimmung mit Interessenten. Vieles lief manuell, Anfragen blieben liegen, und die Nachverfolgung hing an einzelnen Köpfen.
Ziel
Wir wollten, dass diese Abläufe von selbst laufen. Das E-Mail-Management sollte zentral im Team liegen, sodass alle auf demselben Stand sind und nichts mehr an einzelnen Personen hängt. Offene Rechnungen sollten automatisch angemahnt werden und Termine mit Leads ohne manuelles Hin und Her zustande kommen.
Ergebnis
Heute läuft unser E-Mail-Management gebündelt, das Mahnwesen mahnt ohne unser Zutun, und Interessenten buchen ihre Termine selbst. Nachweislich 20 Stunden weniger Administration, Monat für Monat.

Wer hinter den Systemen steht

Plattner Consulting begleitet Betriebe in Österreich und Deutschland bei der Automatisierung ihrer Abläufe.
Der Ansatz ist bewusst praxisnah: Wir setzen dort an, wo im Betriebsalltag konkret Zeit verloren geht – nicht bei Schlagworten. Statt Ihnen Technik zu verkaufen, liefern wir messbare Ergebnisse: beantwortete Anfragen, schneller draußen liegende Angebote, eine Buchhaltung, die sich weitgehend selbst erledigt. Ing. Stephan Plattner gründete das Unternehmen mit dem Ziel, KMU die gleichen Effizienzvorteile zu verschaffen, die sonst nur Großunternehmen haben – ohne die Komplexität.
Plattner Consulting GmbH · Hans‒Maier‒Straße 19 · 6020 Innsbruck · Österreich

Das Team

Julia Hofler

Assistenz der Geschäftsführung

Simon Mayr

Vertriebsassistenz

Lucia Paraninfo

Kundenbetreuerin

Was wir öfters von Geschäftsführer hören

Mein Betrieb ist zu klein für so etwas.
Wir sind technisch nicht besonders fit.
Was kostet das am Ende?
Wie steht es um den Datenschutz?
Wir haben das mit einer Software schon mal probiert – hat nichts gebracht.
Wie schnell sehen wir ein Ergebnis?
Wie viel Aufwand habe ich als Kunde damit?

Der erste Schritt zur Automatisierung: Das Erstgespräch

Sie erzählen kurz, wo es in Ihrem Betrieb hakt. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI und Automatisierung für Sie lohnt und wo. Kein Verkaufsdruck. Wenn es nichts für Sie ist, hören Sie das von uns – klar und direkt.
Wichtig: Wir nehmen pro Monat nur eine begrenzte Zahl neuer Betriebe auf, um die Umsetzungsqualität zu halten.
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